Ada dua metode pencatatan utang: account payable procedure dan voucher payable procedure. Dalam account payable procedure, catatan utang adalah berupa kartu utang yang diselenggarakan untuk tiap kreditur, yang memperlihatkan catatan mengenai nomor faktur dari pemasok, jumlah yang terutang, jumlah pembayaran, dan saldo utang. Dalam voucher payable procedures, tidak diselenggarakan kartu utang, namun digunakan arsip voucher (bukti kas keluar) yang disimpan dalam arsip menurut abjad atau menurut tanggal jatuh temponya. Arsip bukti kas keluar ini berfungsi sebagai catatan utang. Dalam hal ini yang akan diimplementasi adalah Account Payable Procedure.
Account Payable Procedure
Dokumen yang digunakan dalam account payable procedure adalah:
Faktur dari pemasok.
Kuitansi tanda terima uang yang ditandatangani oleh pemasok atau tembusan surat pemberitahuan (remittance advice) yang dikirim ke pemasok, yang berisi keterangan untuk apa pembayaran tersebut dilakukan.
Catatan akuntansi yang digunakan dalam account payable procedure adalah:
Kartu utang. Digunakan untuk mencatat mutasi dan saldo utang kepada tiap kreditur.
Jurnal pembelian. Digunakan untuk mencatat transaksi pembelian.
Jurnal pengeluaran kas. Digunakan untuk mencatat transaksi pembayaran utang dan pengeluaran kas yang lain.
Prosedur pencatatan utang dengan account payable procedure adalah sebagai berikut:
Pada saat faktur dari pemasok telah disetujui untuk dibayar:
Faktur dari pemasok dicatat dalam jurnal pembelian.
Informasi dalam jurnal pembelian kemudian di-posting ke dalam kartu utang yang diselenggarakan untuk setiap kreditur.
Pada saat jumlah dalam faktur dibayar:
Cek dicatat dalam jurnal pengeluaran kas.
Informasi dalam jurnal pengeluaran kas yang terkait dengan pembayaran utang di-posting ke dalam kartu utang.
Barang yang sudah diterima dari pemasok terkadang tidak sesuai dengan barang yang dipesan menurut surat order pembelian. Ketidaksesuaian tersebut terjadi kemungkinan karena barang yang diterima tidak cocok dengan spesifikasi yang tercantum dalam surat order pembelian, barang mengalami kerusakan dalam pengiriman, atau barang diterima melewati tanggal pengiriman yang dijanjikan oleh pemasok. Sistem retur pembelian digunakan perusahaan untuk pengembalian barang yang sudah dibeli kepada pemasoknya.
FUNGSI TERKAIT
Fungsi yang terkait dalam sistem retur pembelian adalah:
Fungsi Gudang;
Fungsi Pembelian;
Fungsi Pengiriman;
Fungsi Akuntansi.
Fungsi Pembelian. Dalam sistem retur pembelian, fungsi ini bertanggung jawab untuk mengeluarkan memo debit untuk retur pembelian.
Fungsi Gudang. Dalam sistem retur pembelian, fungsi ini bertanggung jawab untuk menyerahkan barang kepada fungsi pengiriman seperti yang tercantum dalam tembusan memo debit yang diterima dari fungsi pembelian.
Fungsi Pengiriman. Dalam sistem retur pembelian, fungsi ini bertanggung jawab untuk mengirimkan
kembali barang kepada pemasok sesuai dengan perintah retur pembelian dalam memo debit yang diterima dari fungsi pembelian. Dalam struktur organisasi pada Gambar 7.1, fungsi pengiriman berada di tangan Bagian Pengiriman.
Fungsi Akuntansi. Dalam sistem retur pembelian, fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat:
Transaksi retur pembelian dalam jurnal retur pembelian atau jurnal umum.
Berkurangnya harga pokok persediaan karena retur pembelian dalam kartu persediaan.
Berkurangnya utang yang timbul dari transaksi retur pembelian dalam arsip bukti kas keluar yang belum dibayar atau dalam kartu utang.
DOKUMEN
Dokumen yang digunakan dalam sistem retur pembelian adalah:
Memo debit.
Laporan pengiriman barang.
Memo Debit. Merupakan formulir yang diisi oleh fungsi pembelian yang memberikan otorisasi bagi fungsi pengiriman untuk mengirimkan kembali barang yang telah dibeli oleh perusahaan dan bagi fungsi akuntansi untuk mendebit akun utang karena transaksi retur pembelian.Lihat contoh memo debit pada Gambar 10.1.
Laporan Pengiriman Barang. Dokumen ini dibuat oleh fungsi pengiriman untuk melaporkan jenis dan kuantitas barang yang dikirimkan kembali kepada pemasok sesuai dengan perintah retur pembelian dalam memo debit dari fungsi pembelian. Lihat contoh formulir laporan pengiriman barang pada Gambar 10.2.
Catatan Akuntansi
Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi retur pembelian adalah:
Jurnal retur pembelian atau jurnal umum.
Kartu persediaan.
Kartu utang.
Jurnal Retur Pembelian atau Jurnal Umum. Jurnal retur pembelian digunakan untuk mencatat transaksi retur pembelian yang mengurangi jumlah persediaan dan utang dagang.Jika perusahaan tidak menggunakan jurnal khusus karena rendahnya frekuensi transaksi retur pembelian, perusahaan menggunakan jurnal umum untuk mencatat transaksi tersebut. Lihat contoh jurnal umum pada Gambar 4.1 dan contoh jurnal retur pembelian pada Gambar 10.3.
Kartu Persediaan. Dalam sistem retur pembelian, kartu persediaan digunakan untuk mencatat berkurangnya harga pokok persediaan karena dikembalikannya barang yang telah dibeli kepada pemasoknya. Lihat contoh kartu persediaan pada Gambar 5.11.
Kartu Utang. Dalam sistem retur pembelian, kartu utang digunakan untuk mencatat berkurangnya utang kepada debitur akibat adanya pengembalian barang kepada debitur. Jika perusahaan menggunakan voucher payable procedure, berkurangnya utang kepada debitur dicatat dengan cara mengarsipkan memo debit dalam arsip bukti kas keluar yang belum dibayar menurut nama debitur. Lihat contoh kartu utang pada Gambar 9.8.
PROSEDUR
Sistem retur pembelian terdiri dari jaringan prosedur berikut ini:
Prosedur perintah retur pembelian.
Prosedur pengiriman barang ke pemasok.
Prosedur pencatatan utang.
Prosedur Perintah Retur Pembelian. Retur pembelian terjadi atas perintah fungsi pembelian kepada fungsi pengiriman untuk mengirimkan kembali barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan (dalam sistem akuntansi pembelian) kepada pemasok yang bersangkutan.Dokumen yang digunakan oleh fungsi pembelian untuk memerintahkan fungsi pengiriman mengembalikan barang ke pemasok adalah memo debit.
Prosedur Pengiriman Barang. Dalam prosedur ini, fungsi pengiriman mengirimkan barang kepada pemasok sesuai dengan perintah retur pembelian yang tercantum dalam memo debit dan membuat laporan pengiriman barang untuk transaksi retur pembelian tersebut.
Prosedur Pencatatan Utang. Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan retur pembelian (memo debit dan laporan pengiriman barang) dan mencatat berkurangnya utang dalam kartu utang atau mengarsipkan dokumen memo debit sebagai pengurang utang.
Sistem akuntansi pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan. Transaksi pembelian dapat digolongkan menjadi dua: pembelian lokal dan impor. Pembelian lokal adalah pembelian dari pemasok dalam negeri, sedangkan impor adalah pembelian dari pemasok luar negeri.
FUNGSI TERKAIT
Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian adalah:
Fungsi gudang.
Fungsi pembelian.
Fungsi penerimaan.
Fungsi akuntansi.
Fungsi Gudang. Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan. Untuk barang-barang yang langsung pakai (tidak ada persediaan barangnya di gudang), permintaan pembelian diajukan oleh pemakai barang.
Fungsi Pembelian. Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang, dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih.
Fungsi Penerimaan. Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok guna menentukan apakah barang tersebut dapat diterima atau tidak oleh perusahaan. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk menerima barang dari pembeli yang berasal dari transaksi retur penjualan.
Fungsi Akuntansi. Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi pencatat utang dan fungsi pencatat persediaan. Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi pencatat utang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian ke dalam register bukti kas keluar dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen sumber (bukti kas keluar) yang berfungsi sebagai catatan utang atau menyelenggarakan kartu utang sebagai buku pembantu utang.
Secara garis besar transaksi pembelian mencakup prosedur berikut ini:
Fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian ke fungsi pembelian.
Fungsi pembelian meminta penawaran harga dari berbagai pemasok.
Fungsi pembelian menerima penawaran harga dari berbagai pemasok dan melakukan pemilihan pemasok.
Fungsi pembelian membuat order pembelian kepada pemasok yang dipilih.
Fungsi penerimaan memeriksa dan menerima barang yang dikirim oleh pemasok.
Fungsi penerimaan menyerahkan barang yang diterima kepada fungsi gudang untuk disimpan.
Fungsi penerimaan melaporkan penerimaan barang kepada fungsi akuntansi.
Fungsi akuntansi menerima faktur tagihan dari pemasok dan atas dasar faktur dari pemasok tersebut, fungsi akuntansi mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian.
PROSEDUR PEMBELIAN
Secara garis besar jaringan prosedur dalam sistem akuntansi pembelian disajikan pada Gambar 9.1. Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian adalah:
Prosedur permintaan pembelian.
Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok.
Prosedur order pembelian.
Prosedur penerimaan barang.
Prosedur pencatatan utang.
Prosedur distribusi pembelian.
Prosedur Permintaan Pembelian. Dalam prosedur ini fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formulir surat permintaan pembelian kepada fungsi pembelian. Jika barang tidak disimpan di gudang, misalnya untuk barang-barang yang langsung pakai, fungsi yang memakai barang mengajukan permintaan pembelian langsung ke fungsi pembelian dengan menggunakan surat permintaan pembelian.
Prosedur Permintaan Penawaran Harga dan Pemilihan Pemasok. Dalam prosedur ini, fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran harga kepada para pemasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lain, untuk memungkinkan pemilihan pemasok yang akan ditunjuk sebagai pemasok barang yang diperlukan oleh perusahaan. Perusahaan sering kali menentukan jenjang wewenang dalam pemilihan pemasok sehingga sistem akuntansi pembelian dibagi menjadi sebagai berikut:
Sistem akuntansi pembelian dengan pengadaan langsung.
Sistem akuntansi pembelian dengan penunjukan langsung.
Sistem akuntansi pembelian dengan lelang.
Perbedaan di antara sistem akuntansi pembelian tersebut di atas terletak pada prosedur pemilihan pemasok.
Sistem Akuntansi Pembelian dengan Pengadaan Langsung. Dalam sistem akuntansi pembelian ini, pemasok dipilih langsung oleh fungsi pembelian, tanpa melalui penawaran harga. Biasanya pembelian dengan pengadaan langsung ini meliputi jumlah rupiah yang kecil dalam sekali pembelian.
Sistem Akuntansi Pembelian dengan Penunjukan Langsung. Dalam sistem akuntansi pembelian ini, pemilihan pemasok dilakukan oleh fungsi pembelian, dengan terlebih dahulu dilakukan pengiriman permintaan penawaran harga kepada paling sedikit tiga pemasok dan didasarkan pada pertimbangan harga penawaran dari para pemasok tersebut.
Sistem Akuntansi Pembelian dengan Lelang. Dalam sistem akuntansi pembelian ini, pemilihan pemasok dilakukan oleh panitia lelang yang dibentuk, melalui lelang yang diikuti oleh pemasok yang jumlahnya terbatas. Prosedur pemilihan pemasok dengan lelang ini dilakukan melalui beberapa tahap berikut ini:
Pembuatan rerangka acuan (terms of reference) yang berisi uraian rinci jenis, spesifikasi dan jumlah barang yang akan dibeli melalui lelang.
Pengiriman rerangka acuan kepada para pemasok untuk kepentingan pengajuan penawaran harga.
Penjelasan kepada para pemasok mengenai rerangka acuan tersebut.
Penerimaan penawaran harga dengan dilampiri berbagai persyaratan lelang oleh para pemasok dalam amplop tertutup.
Pembukaan amplop penawaran harga oleh panitia lelang di depan para pemasok.
Penetapan pemasok yang dipilih (pemenang lelang) oleh panitia lelang.
Prosedur Order Pembelian. Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirim surat order pembelian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan (misalnya fungsi penerimaan, fungsi yang meminta barang, dan fungsi pencatat utang) mengenai order pembelian yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan. Prosedur Penerimaan Barang. Dalam prosedur ini fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kuantitas, dan mutu barang yang diterima dari pemasok, dan kemudian membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan penerimaan barang dari pemasok tersebut.
Prosedur Pencatatan Utang. Dalam prosedur ini fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang terkait dengan pembelian (surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok) dan menyelenggarakan pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen sumber sebagai catatan utang. Prosedur Distribusi Pembelian. Prosedur ini meliputi distribusi akun yang didebit dari transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen.
Prosedur pencatatan piutang bertujuan untuk mencatat mutasi piutang perusahaan kepada setiap debitur. Mutasi piutang disebabkan oleh transaksi penjualan kredit, penerimaan kas dari debitur, retur penjualan, dan penghapusan piutang.
Odoo menyediakan berbagai informasi yang diperlukan oleh manajemen antara lain :
Saldo piutang pada saat tertentu kepada setiap debitur.
Riwayat pelunasan piutang yang dilakukan oleh setiap debitur.
Umur piutang kepada setiap debitur pada saat tertentu.
Dalam akuntansi piutang, secara periodik dihasilkan pernyataan piutang yang dikirimkan kepada setiap debitur. Pernyataan piutang ini merupakan unsur pengendalian internal yang baik dalam pencatatan piutang. Dengan mengirimkan secara periodik pernyataan piutang kepada para debitur, catatan piutang perusahaan diuji keakuratannya dengan menggunakan tanggapan yang diterima dari debitur atas pengiriman pernyataan piutang tersebut. Di samping itu, pengiriman pernyataan piutang secara periodik kepada para debitur akan menimbulkan citra yang baik di mata debitur mengenai keandalan pertanggungjawaban keuangan perusahaan.
Untuk mengetahui status piutang dan kemungkinan tertagih atau tidaknya piutang, secara periodik fungsi pencatatan piutang menyajikan informasi umur piutang setiap debitur kepada manajer keuangan. Daftar umur piutang ini merupakan laporan yang dihasilkan dari kartu piutang.
Dokumen
Dokumen pokok yang digunakan sebagai dasar pencatatan ke dalam kartu piutang adalah:
Faktur penjualan;
Bukti kas masuk;
Memo kredit;
Bukti memorial (journal voucher).
Faktur Penjualan. Dalam pencatatan piutang, dokumen ini digunakan sebagai dasar pencatatan timbulnya piutang dari transaksi penjualan kredit. Dokumen ini dilampiri dengan surat muat (bill of lading) dan surat order pengiriman sebagai dokumen pendukung untuk mencatat transaksi penjualan kredit. Lihat contoh faktur penjualan pada Video 7.5
Bukti Kas Masuk. Dalam pencatatan piutang, dokumen ini digunakan sebagai dasar pencatatan berkurangnya piutang dari transaksi pelunasan piutang oleh debitur. Jika cancelled check dikembalikan kepada check issuer melalui sistem perbankan, bukti kas masuk tidak perlu dibuat oleh perusahaan yang menerima pembayaran, karena cancelled check dapat berfungsi sebagai tanda terima uang bagi pembayar. Sebagai dasar pencatatan ke dalam kartu piutang digunakan surat pemberitahuan (remittance advice) sebagai dokumen sumber.
Memo Kredit. Dalam pencatatan piutang, dokumen ini digunakan sebagai dasar pencatatan retur penjualan. Dokumen ini dikeluarkan oleh Bagian Order Penjualan, dan jika dilampiri dengan Laporan Penerimaan Barang yang dibuat oleh Bagian Penerimaan, merupakan dokumen sumber untuk mencatat transaksi retur penjualan. Contoh memo kredit dapat dilihat pada Video 7.14.
Bukti Memorial (Journal Voucher). Bukti memorial adalah dokumen sumber untuk dasar pencatatan transaksi ke dalam jurnal umum. Dalam pencatatan piutang, dokumen ini digunakan sebagai dasar pencatatan penghapusan piutang. Dokumen ini dikeluarkan oleh fungsi kredit yang memberikan otorisasi penghapusan piutang yang sudah tidak dapat ditagih lagi.
Catatan Akuntansi
Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi yang terkait dengan piutang adalah:
Jurnal penjualan;
Jurnal retur penjualan;
Jurnal umum;
Jurnal penerimaan kas;
Kartu piutang.
Jurnal Penjualan. Dalam prosedur pencatatan piutang, catatan ini digunakan untuk mencatat timbulnya piutang dari transaksi penjualan kredit.
Jurnal Retur Penjualan. Dalam prosedur pencatatan piutang, catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat berkurangnya piutang dari transaksi retur penjualan. Lihat contoh catatan ini pada Gambar 7.16.
Jurnal Umum. Dalam prosedur pencatatan piutang, catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat berkurangnya piutang dari transaksi penghapusan piutang yang tidak dapat ditagih lagi. Lihat contoh catatan ini pada Gambar 4.1.
Jurnal Penerimaan Kas. Dalam prosedur pencatatan piutang, catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat berkurangnya piutang dari transaksi penerimaan kas yang berasal dari debitur. Lihat contoh catatan ini pada Gambar 4.5.
Kartu Piutang. Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat mutasi dan saldo piutang kepada setiap debitur. Lihat contoh catatan ini pada Gambar 7.5.
Berbagai transaksi yang memengaruhi piutang adalah:
Transaksi penjualan kredit;
Transaksi retur penjualan;
Transaksi penerimaan kas dari piutang;
Transaksi penghapusan piutang.
Transaksi Penjualan Kredit. Transaksi ini dicatat dalam jurnal penjualan berdasarkan faktur penjualan yang dilampiri dengan surat order pengiriman dan surat muat yang diterima oleh Bagian Piutang dari Bagian Penagihan (lihat Gambar 7.13 Bagan Alir Dokumen Sistem Penjualan Kredit). Transaksi timbulnya piutang ini di-posting ke dalam kartu piutang atas dasar data yang telah dicatat dalam jurnal penjualan tersebut.
Transaksi Retur Penjualan. Transaksi ini dicatat dalam jurnal retur penjualan berdasarkan memo kredit yang dilampiri dengan laporan penerimaan barang. Posting transaksi berkurangnya piutang dari transaksi retur penjualan di-posting ke dalam kartu piutang atas dasar data yang telah dicatat dalam jurnal retur penjualan. Lihat Gambar 7.18 Bagan Alir Dokumen Sistem Retur Penjualan.
Transaksi Penerimaan Kas dari Piutang. Transaksi ini dicatat dalam jurnal penerimaan kas berdasarkan bukti kas masuk yang dilampiri dengan surat pemberitahuan (remmittance advice) dari debitur. Posting transaksi berkurangnya piutang dari pelunasan piutang oleh debitur di-posting ke dalam kartu piutang berdasarkan data yang telah dicatat dalam jurnal penerimaan kas. Lihat Gambar 8.3 Prosedur Pencatatan Penerimaan Kas dari Piutang.
Transaksi Penghapusan Piutang. Transaksi ini dicatat dalam jurnal umum berdasarkan bukti memorial yang dibuat oleh fungsi kredit. Transaksi berkurangnya piutang dari transaksi penghapusan piutang di-posting ke dalam kartu piutang berdasarkan data yang telah dicatat dalam jurnal umum. Lihat Gambar 8.4 Prosedur Penghapusan Piutang.
Odoo dilengkapi dengan berbagai alat bantuk untuk memudahkan penanganan transaksi penjualan kredit perusahaan. Sistem penjualan kredit biasanya digunakan oleh para pengecer (retailer) dengan cara memberi kesempatan para pelanggannya untuk membeli produk secara kredit. Pelanggan yang mendapatkan fasilitas kredit sudah melalui seleksi berdasarkan kemampuan membayar kredit dan karakternya.
FUNGSI TERKAIT
Fungsi yang terkait dalam sistem penjualan kredit perusahaan adalah:
Fungsi kredit.
Fungsi penjualan.
Fungsi gudang.
Fungsi pengiriman.
Fungsi akuntansi.
Fungsi penagihan.
Fungsi Kredit. Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab atas pemberian kartu kredit kepada pelanggan terpilih. Sebelum seorang pelanggan diberi kartu kredit, ia harus mengajukan permintaan permohonan kredit dengan mengisi formulir. Fungsi kredit tertugas mengumpulkan informasi termasuk kemampuan keuangan calon pelanggan (Customer) dan melaksanakan seleksi sesuai ketentuan perusahaan, sehingga mengurangi kemungkinan piutang tak tertagih. Fungsi Kredit bertugas untuk menginput data Customer ke dalam Sistem, dengan cara seperti di video berikut :
Fungsi Penjualan. Dalam sistem penjualan kredit, fungsi penjualan bertanggung jawab melayani kebutuhan pelanggan atas barang. Fungsi penjualan menginput data pesanan pelanggan mulai dari penawaran harga ke pelanggan (Sales Quotation), lalu mengkonfirmasi pesananan (Sales Order). SO yang dibuat fungsi penjualan, akan digunakan oleh fungsi gudang untuk menyediakan barang yang diperlukan pelanggan. Tutorial untuk memasukkan data Sales Quotation dan Sales Order dapat dilihat di video sebagai berikut :
Fungsi Gudang. Dalam sistem penjualan ini, fungsi gudang menyediakan barang yang diperlukan oleh pelanggan sesuai dengan yang tercantum dalam tembusan faktur penjualan kartu kredit yang diterima dari fungsi penjualan. Bagaiaman cara mempersiapkan barang sesuai Sales Order yang sudah di Confirm oleh fungsi penjualan, dapat dilihat di video tutorial sebagai berikut :
Fungsi Pengiriman. Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyerahkan barang yang kuantitas, mutu, dan spesifikasinya sesuai dengan yang tercantum dalam Sales Order dari fungsi penjualan dan Delivery Order dari bagian gudang. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk memperoleh tanda tangan dari pelanggan di atas faktur penjualan kartu kredit sebagai bukti telah diterimanya barang yang dibeli oleh pelanggan. Video tutorial untuk menggambarkan peran Odoo untuk mendukung fungsi pengiriman adalah sebagai berikut :
Fungsi Akuntansi. Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat transaksi bertambahnya piutang kepada pelanggan ke dalam sistem berdasarkan faktur penjualan kredit yang diterima dari fungsi pengiriman. Di samping itu, fungsi akuntansi bertanggung jawab memastikan kebenaran pencatatan transaksi penjualan di dalam jurnal penjualan.
Fungsi Penagihan. Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat surat tagihan secara periodik kepada pelanggan kredit atas piutang mereka.
PROSEDUR
Rangkaian prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit adalah sebagai berikut :
Prosedur order penjualan.
Prosedur pengiriman barang.
Prosedur pencatatan piutang.
Prosedur penagihan.
Prosedur pencatatan penjualan.
Prosedur Order Penjualan. Dalam prosedur ini fungsi penjualan bertugas mengirimkan penawaran harga (Sales Quotation), menerima order dari pembeli (Purchase Order dari Customer) dan menambahkan informasi penting pembeli. Fungsi penjualan bertanggung jawab untuk menginput Sales Order dan meng-konfirmasinya (Confirm Sale) agar fungsi lain memberikan kontribusi dalam melayani pesanan dari pembeli.
Prosedur Pengiriman. Dalam prosedur ini fungsi gudang menyiapkan barang yang diperlukan oleh pembeli dan fungsi pengiriman mengirimkan barang kepada pembeli sesuai dengan informasi yang tercantum dalam faktur penjualan kartu kredit yang diterima dari fungsi gudang. Pada saat penyerahan barang, fungsi pengiriman meminta tanda tangan penerimaan barang dari pelanggan kredit. Bagian gudang, menginput data pengeluaran barang mengacu pada bukti penerimaan pelanggan.
Prosedur Pencatatan Piutang. Dalam prosedur ini fungsi akuntansi membuat faktur penjualan kredit dan memonitor catatannya di dalam sistem.
Prosedur Penagihan. Dalam prosedur ini fungsi penagihan menerima faktur penjualan kredit yang sudah dibuat oleh fungsi akuntansi. Secara periodik, fungsi penagihan membuat surat tagihan dan mengirimkannya kepada pelanggan kredit perusahaan, dilampiri dengan faktur penjualan kartu kredit.
Prosedur Pencatatan Penjualan. Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mengawasi transaksi penjualan kredit ke dalam jurnal penjualan.
