PROSEDUR PENCATATAN UTANG

PROSEDUR

Ada dua metode pencatatan utang: account payable procedure dan voucher payable procedure. Dalam account payable procedure, catatan utang adalah berupa kartu utang yang diselenggarakan untuk tiap kreditur, yang memperlihatkan catatan mengenai nomor faktur dari pemasok, jumlah yang terutang, jumlah pembayaran, dan saldo utang. Dalam voucher payable procedures, tidak diselenggarakan kartu utang, namun digunakan arsip voucher (bukti kas keluar) yang disimpan dalam arsip menurut abjad atau menurut tanggal jatuh temponya. Arsip bukti kas keluar ini berfungsi sebagai catatan utang. Dalam hal ini yang akan diimplementasi adalah Account Payable Procedure.

Account Payable Procedure

Dokumen yang digunakan dalam account payable procedure adalah:

• Faktur dari pemasok.
• Kuitansi tanda terima uang yang ditandatangani oleh pemasok atau tembusan surat pemberitahuan (remittance advice) yang dikirim ke pemasok, yang berisi keterangan untuk apa pembayaran tersebut dilakukan.

Catatan akuntansi yang digunakan dalam account payable procedure adalah:

• Kartu utang. Digunakan untuk mencatat mutasi dan saldo utang kepada tiap kreditur.
• Jurnal pembelian. Digunakan untuk mencatat transaksi pembelian.
• Jurnal pengeluaran kas. Digunakan untuk mencatat transaksi pembayaran utang dan pengeluaran kas yang lain.

Prosedur pencatatan utang dengan account payable procedure adalah sebagai berikut:
Pada saat faktur dari pemasok telah disetujui untuk dibayar:

• Faktur dari pemasok dicatat dalam jurnal pembelian.
• Informasi dalam jurnal pembelian kemudian di-posting ke dalam kartu utang yang diselenggarakan untuk setiap kreditur.

Pada saat jumlah dalam faktur dibayar:

• Cek dicatat dalam jurnal pengeluaran kas.
• Informasi dalam jurnal pengeluaran kas yang terkait dengan pembayaran utang di-posting ke dalam kartu utang.