PENCATATAN PIUTANG

PROSEDUR

Prosedur pencatatan piutang bertujuan untuk mencatat mutasi piutang perusahaan kepada setiap debitur. Mutasi piutang disebabkan oleh transaksi penjualan kredit, penerimaan kas dari debitur, retur penjualan, dan penghapusan piutang.

Odoo menyediakan berbagai informasi yang diperlukan oleh manajemen antara lain :

1. Saldo piutang pada saat tertentu kepada setiap debitur.
2. Riwayat pelunasan piutang yang dilakukan oleh setiap debitur.
3. Umur piutang kepada setiap debitur pada saat tertentu.

Dalam akuntansi piutang, secara periodik dihasilkan pernyataan piutang yang dikirimkan kepada setiap debitur. Pernyataan piutang ini merupakan unsur pengendalian internal yang baik dalam pencatatan piutang. Dengan mengirimkan secara periodik pernyataan piutang kepada para debitur, catatan piutang perusahaan diuji keakuratannya dengan menggunakan tanggapan yang diterima dari debitur atas pengiriman pernyataan piutang tersebut. Di samping itu, pengiriman pernyataan piutang secara periodik kepada para debitur akan menimbulkan citra yang baik di mata debitur mengenai keandalan pertanggungjawaban keuangan perusahaan.

Untuk mengetahui status piutang dan kemungkinan tertagih atau tidaknya piutang, secara periodik fungsi pencatatan piutang menyajikan informasi umur piutang setiap debitur kepada manajer keuangan. Daftar umur piutang ini merupakan laporan yang dihasilkan dari kartu piutang.

Dokumen

Dokumen pokok yang digunakan sebagai dasar pencatatan ke dalam kartu piutang adalah:

1. Faktur penjualan;
2. Bukti kas masuk;
3. Memo kredit;
4. Bukti memorial (journal voucher).

Faktur Penjualan. Dalam pencatatan piutang, dokumen ini digunakan sebagai dasar pencatatan timbulnya piutang dari transaksi penjualan kredit. Dokumen ini dilampiri dengan surat muat (bill of lading) dan surat order pengiriman sebagai dokumen pendukung untuk mencatat transaksi penjualan kredit. Lihat contoh faktur penjualan pada Video 7.5

Bukti Kas Masuk. Dalam pencatatan piutang, dokumen ini digunakan sebagai dasar pencatatan berkurangnya piutang dari transaksi pelunasan piutang oleh debitur. Jika cancelled check dikembalikan kepada check issuer melalui sistem perbankan, bukti kas masuk tidak perlu dibuat oleh perusahaan yang menerima pembayaran, karena cancelled check dapat berfungsi sebagai tanda terima uang bagi pembayar. Sebagai dasar pencatatan ke dalam kartu piutang digunakan surat pemberitahuan (remittance advice) sebagai dokumen sumber. 

Memo Kredit. Dalam pencatatan piutang, dokumen ini digunakan sebagai dasar pencatatan retur penjualan. Dokumen ini dikeluarkan oleh Bagian Order Penjualan, dan jika dilampiri dengan Laporan Penerimaan Barang yang dibuat oleh Bagian Penerimaan, merupakan dokumen sumber untuk mencatat transaksi retur penjualan. Contoh memo kredit dapat dilihat pada Video 7.14.

Bukti Memorial (Journal Voucher). Bukti memorial adalah dokumen sumber untuk dasar pencatatan transaksi ke dalam jurnal umum. Dalam pencatatan piutang, dokumen ini digunakan sebagai dasar pencatatan penghapusan piutang. Dokumen ini dikeluarkan oleh fungsi kredit yang memberikan otorisasi penghapusan piutang yang sudah tidak dapat ditagih lagi.

Catatan Akuntansi

Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi yang terkait dengan piutang adalah:

1. Jurnal penjualan;
2. Jurnal retur penjualan;
3. Jurnal umum;
4. Jurnal penerimaan kas;
5. Kartu piutang.

Jurnal Penjualan. Dalam prosedur pencatatan piutang, catatan ini digunakan untuk mencatat timbulnya piutang dari transaksi penjualan kredit. 

Jurnal Retur Penjualan. Dalam prosedur pencatatan piutang, catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat berkurangnya piutang dari transaksi retur penjualan. Lihat contoh catatan ini pada Gambar 7.16.

Jurnal Umum. Dalam prosedur pencatatan piutang, catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat berkurangnya piutang dari transaksi penghapusan piutang yang tidak dapat ditagih lagi. Lihat contoh catatan ini pada Gambar 4.1.

Jurnal Penerimaan Kas. Dalam prosedur pencatatan piutang, catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat berkurangnya piutang dari transaksi penerimaan kas yang berasal dari debitur. Lihat contoh catatan ini pada Gambar 4.5.

Kartu Piutang. Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat mutasi dan saldo piutang kepada setiap debitur. Lihat contoh catatan ini pada Gambar 7.5.

Berbagai transaksi yang memengaruhi piutang adalah:

1. Transaksi penjualan kredit;
2. Transaksi retur penjualan;
3. Transaksi penerimaan kas dari piutang;
4. Transaksi penghapusan piutang.

Transaksi Penjualan Kredit. Transaksi ini dicatat dalam jurnal penjualan berdasarkan faktur penjualan yang dilampiri dengan surat order pengiriman dan surat muat yang diterima oleh Bagian Piutang dari Bagian Penagihan (lihat Gambar 7.13 Bagan Alir Dokumen Sistem Penjualan Kredit). Transaksi timbulnya piutang ini di-posting ke dalam kartu piutang atas dasar data yang telah dicatat dalam jurnal penjualan tersebut.

Transaksi Retur Penjualan. Transaksi ini dicatat dalam jurnal retur penjualan berdasarkan memo kredit yang dilampiri dengan laporan penerimaan barang. Posting transaksi berkurangnya piutang dari transaksi retur penjualan di-posting ke dalam kartu piutang atas dasar data yang telah dicatat dalam jurnal retur penjualan. Lihat Gambar 7.18 Bagan Alir Dokumen Sistem Retur Penjualan.

Transaksi Penerimaan Kas dari Piutang. Transaksi ini dicatat dalam jurnal penerimaan kas berdasarkan bukti kas masuk yang dilampiri dengan surat pemberitahuan (remmittance advice) dari debitur. Posting transaksi berkurangnya piutang dari pelunasan piutang oleh debitur di-posting ke dalam kartu piutang berdasarkan data yang telah dicatat dalam jurnal penerimaan kas. Lihat Gambar 8.3 Prosedur Pencatatan Penerimaan Kas dari Piutang.

Transaksi Penghapusan Piutang. Transaksi ini dicatat dalam jurnal umum berdasarkan bukti memorial yang dibuat oleh fungsi kredit. Transaksi berkurangnya piutang dari transaksi penghapusan piutang di-posting ke dalam kartu piutang berdasarkan data yang telah dicatat dalam jurnal umum. Lihat Gambar 8.4 Prosedur Penghapusan Piutang.