PROSEDUR RETUR PEMBELIAN

DESKRIPSI

Barang yang sudah diterima dari pemasok terkadang tidak sesuai dengan barang yang dipesan menurut surat order pembelian. Ketidaksesuaian tersebut terjadi kemungkinan karena barang yang diterima tidak cocok dengan spesifikasi yang tercantum dalam surat order pembelian, barang mengalami kerusakan dalam pengiriman, atau barang diterima melewati tanggal pengiriman yang dijanjikan oleh pemasok. Sistem retur pembelian digunakan perusahaan untuk pengembalian barang yang sudah dibeli kepada pemasoknya.

FUNGSI TERKAIT

Fungsi yang terkait dalam sistem retur pembelian adalah:

• Fungsi Gudang;
• Fungsi Pembelian;
• Fungsi Pengiriman;
• Fungsi Akuntansi.

Fungsi Pembelian. Dalam sistem retur pembelian, fungsi ini bertanggung jawab untuk mengeluarkan memo debit untuk retur pembelian.

Fungsi Gudang. Dalam sistem retur pembelian, fungsi ini bertanggung jawab untuk menyerahkan barang kepada fungsi pengiriman seperti yang tercantum dalam tembusan memo debit yang diterima dari fungsi pembelian.

Fungsi Pengiriman. Dalam sistem retur pembelian, fungsi ini bertanggung jawab untuk mengirimkan
kembali barang kepada pemasok sesuai dengan perintah retur pembelian dalam memo debit yang diterima dari fungsi pembelian. Dalam struktur organisasi pada Gambar 7.1, fungsi pengiriman berada di tangan Bagian Pengiriman.

Fungsi Akuntansi. Dalam sistem retur pembelian, fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat:

• Transaksi retur pembelian dalam jurnal retur pembelian atau jurnal umum.
• Berkurangnya harga pokok persediaan karena retur pembelian dalam kartu persediaan.
• Berkurangnya utang yang timbul dari transaksi retur pembelian dalam arsip bukti kas keluar yang belum dibayar atau dalam kartu utang.

DOKUMEN

Dokumen yang digunakan dalam sistem retur pembelian adalah:

• Memo debit.
• Laporan pengiriman barang.

Memo Debit. Merupakan formulir yang diisi oleh fungsi pembelian yang memberikan otorisasi bagi fungsi pengiriman untuk mengirimkan kembali barang yang telah dibeli oleh perusahaan dan bagi fungsi akuntansi untuk mendebit akun utang karena transaksi retur pembelian.Lihat contoh memo debit pada Gambar 10.1.

Laporan Pengiriman Barang. Dokumen ini dibuat oleh fungsi pengiriman untuk melaporkan jenis dan kuantitas barang yang dikirimkan kembali kepada pemasok sesuai dengan perintah retur pembelian dalam memo debit dari fungsi pembelian. Lihat contoh formulir laporan pengiriman barang pada Gambar 10.2.

Catatan Akuntansi

Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi retur pembelian adalah:

• Jurnal retur pembelian atau jurnal umum.
• Kartu persediaan.
• Kartu utang.

Jurnal Retur Pembelian atau Jurnal Umum. Jurnal retur pembelian digunakan untuk mencatat transaksi retur pembelian yang mengurangi jumlah persediaan dan utang dagang.Jika perusahaan tidak menggunakan jurnal khusus karena rendahnya frekuensi transaksi retur pembelian, perusahaan menggunakan jurnal umum untuk mencatat transaksi tersebut. Lihat contoh jurnal umum pada Gambar 4.1 dan contoh jurnal retur pembelian pada Gambar 10.3.

Kartu Persediaan. Dalam sistem retur pembelian, kartu persediaan digunakan untuk mencatat berkurangnya harga pokok persediaan karena dikembalikannya barang yang telah dibeli kepada pemasoknya. Lihat contoh kartu persediaan pada Gambar 5.11.

Kartu Utang. Dalam sistem retur pembelian, kartu utang digunakan untuk mencatat berkurangnya utang kepada debitur akibat adanya pengembalian barang kepada debitur. Jika perusahaan menggunakan voucher payable procedure, berkurangnya utang kepada debitur dicatat dengan cara mengarsipkan memo debit dalam arsip bukti kas keluar yang belum dibayar menurut nama debitur. Lihat contoh kartu utang pada Gambar 9.8.

PROSEDUR

Sistem retur pembelian terdiri dari jaringan prosedur berikut ini:

• Prosedur perintah retur pembelian.
• Prosedur pengiriman barang ke pemasok.
• Prosedur pencatatan utang.

Prosedur Perintah Retur Pembelian. Retur pembelian terjadi atas perintah fungsi pembelian kepada fungsi pengiriman untuk mengirimkan kembali barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan (dalam sistem akuntansi pembelian) kepada pemasok yang bersangkutan.Dokumen yang digunakan oleh fungsi pembelian untuk memerintahkan fungsi pengiriman mengembalikan barang ke pemasok adalah memo debit.

Prosedur Pengiriman Barang. Dalam prosedur ini, fungsi pengiriman mengirimkan barang kepada pemasok sesuai dengan perintah retur pembelian yang tercantum dalam memo debit dan membuat laporan pengiriman barang untuk transaksi retur pembelian tersebut.

Prosedur Pencatatan Utang. Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan retur pembelian (memo debit dan laporan pengiriman barang) dan mencatat berkurangnya utang dalam kartu utang atau mengarsipkan dokumen memo debit sebagai pengurang utang.